23 de mayo de 2020

Organizar el tiempo en el confinamiento: 10 trucos para tener éxito

Organizar el tiempo en el confinamiento: 10 trucos para tener éxito
El teletrabajo requiere reorganizar horarios en casa. Estas son algunas claves para tener éxito. - ISTOCK

La normalidad parece estar cada día más cercana. Las medidas de desconfinamiento avanzan y todo se reanudará: desde las clases hasta el trabajo. Sin embargo, mientras se alcanza este punto, toca seguir organizándose en casa. Tanto los padres que siguen su jornada laboral a distancia, hasta los hijos que mantienen su vida académica a través de los ordenadores.

Tras mucho tiempo de confinamiento y con la introducción de las medidas de alivio, es posible que muchas personas se encuentren con problemas para organizar el tiempo. Aprender a sacar el máximo provecho a estas horas es la clave para poder alcanzar los objetivos, una vez que todo haya pasado. Para este fin, desde la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles, ARHOE, se dan 10 útiles consejos.

Teletrabajo y conciliación

El teletrabajo se posicionaba como una de las grandes soluciones a la conciliación. ¿Cuáles han sido los resultados del confinamiento? "Si antes de la crisis, según se desprende de nuestro estudio 'Conciliación de la vida laboral y personal: igualdad y corresponsabilidad', el teletrabajo, la flexibilidad horaria y la jornada continua eran las tres medidas más demandadas por las personas trabajadoras, esperemos que cuando se supere esta situación se siga apostando por ellas (en todos los casos en que sea posible, con los medios adecuados y de forma planificada), ya que además de facilitar el equilibrio entre las diferentes esferas de nuestra vida, favorecen un aumento de la productividad en las organizaciones", señala José Luis Casero, presidente de ARHOE.

Sin embargo, Casero también apunta lo siguiente: "Debemos tener muy presente, además, que el teletrabajo obligado al que nos hemos visto sometidos de forma improvisada durante estas semanas, sobre todo para los que lo tienen que compaginar con los cuidados y atenciones a hijos y/o personas dependientes, es muy distinto del teletrabajo en condiciones normales. Es por ello que insistimos en que, una vez superada la crisis, no se deben olvidar las ventajas que tiene esta modalidad de trabajo, tanto para las personas como para las empresas, cuando se hace bien, de forma voluntaria y organizada, a pesar de que ahora la experiencia no esté siendo positiva en todos los casos, ni se pueda aplicar en todos los sectores".

Como primera medida para una buena jornada de teletrabajo Casero recomienda el modelo de las '4 Ds': Dedicación (realización de actividades concretas de trabajo y en estos momentos también de apoyo a las tareas escolares en el caso de los progenitores), Disponibilidad (posibilidad de contactar, por ejemplo, para videoconferencias, llamadas, etc.), Desenganche (desconexión total del trabajo) y Descanso (fundamentalmente el tiempo dedicado a dormir).

Decálogo para racionalizar horarios

Junto al modelo de las '4Ds', ARHOE también brinda los siguientes consejos para racionalizar los horarios durante el confinamiento:

1. Respetar los horarios de inicio y finalización de la jornada. Es conveniente seguir, siempre con márgenes de flexibilidad, un horario similar al que hacemos en nuestro lugar de trabajo. La perspectiva de finalizar nuestra jornada a una hora determinada nos proporciona una sensación de control sobre el tiempo y evita que nos relajemos al pensar que tenemos todo el día por delante para hacer las tareas.

2. Coordinar nuestros horarios con los del resto de la familia. En estas circunstancias excepcionales, y especialmente si se tienen niños, es importante establecer acuerdos con la pareja o con otros miembros con los que se conviva para organizarse en las atenciones y cuidados que puedan requerir. También, en función de las edades que tengan los menores, se les puede hacer comprender que es esencial la concentración en el trabajo, así como en las tareas escolares, y que se deben acompasar en la medida de lo posible los tiempos de todos los miembros de la familia.

3. Establecer unos límites. Siempre y cuando las dimensiones y la disposición de la vivienda lo permitan, es recomendable delimitar una zona, destinada únicamente al trabajo, que sea cómoda, esté bien iluminada y tenga todo lo que necesitemos a nuestro alcance (cuaderno, manuales de consulta, agenda, botella de agua, etc.).

4. Rebajar el ruido mediático. En estos momentos de gran preocupación e incertidumbre es normal querer estar informados, pero hay que evitar estar permanentemente pendientes de las noticias y de las múltiples notificaciones que recibimos, pues, de lo contrario, nuestro nivel de estrés irá en aumento día tras día y no podremos concentrarnos en nada más.

5. Planificar y priorizar. Al inicio de cada jornada es importante anotar las tareas que se deben desarrollar en el día. Seguidamente, hay que diferenciar entre las que son importantes y/o urgentes y las que no, numerarlas según su prioridad e intentar hacerlas siguiendo ese orden. Normalmente, en las dos primeras horas de la mañana tenemos una mayor concentración, por lo que puede ser la franja más apropiada para sacar adelante las tareas más difíciles. También, al planificar la jornada, es conveniente dejar un margen para atender los imprevistos que con toda seguridad surgirán.

6. Evitar la multitarea. Para mejorar la calidad de nuestro trabajo, es recomendable concentrarse en las tareas de una en una, abordándolas de principio a fin y tachándolas una vez que las hayamos realizado. Si lo hacemos de esta manera, ganaremos en perspectiva y en control de nuestro propio tiempo. Intentar hacer todo a la vez no funciona. Además, hay que evitar caer en el exceso de perfeccionismo -uno de los mayores ladrones de tiempo que existen- y gestionar nuestra autoexigencia de manera positiva.

7. Fijar objetivos. Para que las tareas puedan desarrollarse con éxito en tiempo y forma, hay que tener claros cuáles son los objetivos que se persiguen con cada una de ellas y que estos sean realistas, medibles y alcanzables.

8. Tomar pequeños descansos. Es fundamental hacer breves pausas, cada hora y media o dos horas, en las que podemos aprovechar para dar pequeños paseos por casa, hacer estiramientos o tomar un tentempié. Los descansos son fundamentales en la gestión del tiempo, ya que nos permiten desconectar en determinados momentos en los que estamos sobrecargados y reanudar las tareas con las energías renovadas.

9. Mantener el contacto con los compañeros. Ahora más que nunca es importante seguir trabajando en equipo y que la comunicación sea lo más clara y fluida posible. Para ello, en la mayor parte de los casos es preferible hacer videoconferencias y/o llamadas en lugar de correos electrónicos o mensajes, ya que si estos se han enviado de forma apresurada y no están bien redactados pueden dar lugar a malinterpretaciones y nos harán perder el tiempo innecesariamente.

10. Desconectar después de la jornada. Aunque estemos en casa y dispongamos de nuestras herramientas de trabajo, tenemos que intentar separar la parcela laboral de la personal y desconectar del correo electrónico, llamadas, etc., una vez que hayamos finalizado nuestra jornada.

Damián Montero

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